Wie plane ich ein Event? Der B.I.M 10-Schritte-Plan

 

Ob Konzert, Partyreihe, Tagung oder ein anderes Event – die Planung eines Events kann sehr herausfordernd und kräftezehrend sein, insbesondere wenn man zuvor noch nie eine Veranstaltung organisiert und durchgeführt hat. Aber ganz egal ob Anfänger oder Fortgeschritten – eine erfolgreiche Veranstaltung erfordert immer eine gute Vorbereitung.

In diesem Beitrag geben wir dir bewährte Eventmanagement-Methoden und praktische Tipps an die Hand, die für jede Eventorganisation angewendet werden können. Mithilfe des B.I.M. 10-Schritte-Plans gelingt dir die Planung deiner Veranstaltung mit Sicherheit!

 

Schritt 1: Frühzeitige Planung – mehr Optionen erhöhen die Erfolgschancen

Ein Grundsatz ist die frühzeitige Planung des Events. Je früher du mit der Planung beginnst, desto mehr Möglichkeiten stehen dir zur Verfügung. Somit hast du Entscheidungsfreiheit im Hinblick auf den Veranstaltungsort, Marketing, Sponsoring, auftretenden Künstler usw.

Somit sollte bei einer großen Veranstaltung, die Planung des Events mindestens vier Monate im Voraus beginnen. Allerdings wäre ein halbes Jahr der ideale Zeitrahmen.Bei kleinen Veranstaltungen sollte mindestens ein Monat für die Konzeption und Vorbereitungen einkalkuliert werden.

 

Schritt 2: Sinn und Zweck – warum veranstalte ich dieses Event?

Es mag banal klingen, aber vor jeder Eventorganisation solltest du dich fragen: „Warum du dieses Event veranstalten möchtest?“ Denn wenn du von Beginn an den Sinn und Zweck des Events im Auge behältst, wirst du deine Vorstellungen und Ziele besser realisieren können. Somit bilden der Sinn und Zweck die Basis jeder erfolgreichen Planung und sollten sehr gut durchdacht werden.

 

Schritt 3: Zielgruppe – wen möchte ich ansprechen?

Neben dem Sinn und Zweck ist auch die Zielgruppe entscheidend. Dabei solltest du überlegen, was die Zielgruppe bestimmt: Entweder kannst du die Zielgruppe anhand von Sinn und Zweck der Veranstaltung festlegen – oder der Sinn und Zweck des Events wird durch die Zielteilnehmer definiert.

Folglich ist es wichtig, so viele Daten wie nur möglich über die Zielgruppe zu erfahren, wie z. B. demografische Daten, Verhaltensweisen und Beweggründe, warum sie auf die Veranstaltung gehen. Gleichzeitig solltest du dich aber auch über mögliche Hindernisse erkundigen, die deine Zielgruppe an einem Veranstaltungsbesuch hindern könnten.

 

Schritt 4: Budget – it´s always about the money

Auch das Budget ist ausschlaggebend für den Erfolg der Veranstaltung. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, frühzeitig einen groben Kostenplan zu erstellen. Die wichtigsten Komponenten, die unbedingt im Budget enthalten sein sollten, sind:

• Veranstaltungsort: Location und Versicherung
• Catering: Kosten für Essen und Trinken
• Dekoration: Je nach Veranstaltung und Größe der Veranstaltung
• Unterhaltung: Moderator, Künstler, Aussteller usw.
• Sponsoren: Werbebanner, Speaker, Bühne usw.
• Veranstaltungstechnik: Tontechnik, Lichttechnik, Videotechnik usw.
• Arbeitskosten: Personalkosten u. ä.
• Unvorhergesehenes: Du solltest immer 20 % des Budgets für unvorhersehbare Ausgaben einplanen, um kein Risiko einzugehen.

Sobald du einige Anbieter gefunden hast und die anfallenden Kosten abschätzen kannst, solltest du die Ausgaben aktualisieren und anpassen. Auf diese Weise behältst du einen genauen Überblick über das Budget.

 

Schritt 5: Veranstaltungsdatum und -ort – Vorüberlegungen zahlen sich immer aus

Die Wahl des Veranstaltungsortes kann über Erfolg oder Misserfolg des Events entscheiden. Deshalb wähle sowohl das Veranstaltungsdatum als auch den Ort mit Bedacht. In Bezug auf die Wahl des Veranstaltungstages, insbesondere bei einem brandneuen Event, berücksichtige folgende Faktoren:

• Rechtzeitig planen!
• Termine mit Hauptrednern, VIP-Gästen, wichtigen Gästen absprechen
• Nationale und religiöse Feiertage beachten
• Kosten des Veranstaltungsortes anfragen (oftmals sind Veranstaltungsorte in den Schulferien preisintensiver)

Nachdem du den Veranstaltungstag ausgewählt hast, kann die Suche nach einem geeigneten Veranstaltungsort beginnen. Hierbei sollten ebenfalls einige Überlegungen vorangehen:

• Größe: Art der Veranstaltung (Anzahl der Räume und Raumgröße) sowie Teilnehmeranzahl
• Ort: Sollte für Zielpersonen gut erreichbar sein
• Parken: Sollte genügend Parkplätze bieten und mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar sein
• Zugänglichkeit: Barrierefreie Eingänge und Aufzüge, Dolmetscher, geschlechtsneutrale Toiletten
• Akustik: Akustische Bedingungen erfüllen
• Kosten: Auf versteckte Kosten und mögliche Stornierungsgebühren acht 

6: Das Veranstaltungskonzept – detailliert und dennoch simpel

Sobald das Budget und ein grober Zeitrahmen bestimmt sind, kannst du ein detailliertes Veranstaltungskonzept erstellen, das folgende Punkte beinhaltet:

• Veranstaltungsort
• Logistik
• Catering-Management
• Veranstaltungstechnik
• Moderator, Künstler, Aussteller
• Zeitplan
• Werbeplan
• Registrierungsmanagement 
• Sponsoring-Plan und -Verwaltung
• Verantwortlichkeiten von Mitarbeitern

Natürlich kannst du das Veranstaltungskonzept je nach Event und Vision stets erweitern. Auch wenn dein Team nur aus wenigen Personen besteht, ist es dennoch ratsam, ein Konzept immer zu verschriftlichen. Da es bei der Koordination der Mitarbeiter, der Zuweisung von Verantwortlichkeiten und bei der Gewinnung von Künstlern sehr hilfreich sein kann.

Darüber hinaus kann sich auch die Ausarbeitung eines präzisen Zeitplans sowie die Überprüfung aller Zusagen und Berechtigungen (Genehmigungen, Verträge und Versicherungen usw.) als klarer Vorteil erweisen.

Mach dir dein Leben auch nicht schwerer als es ist: wenn du bereits Events veranstaltet hast, nutze bei der Erstellung des Veranstaltungskonzepts dieselben Unterlagen und Daten vom vorherigen Event.

 

Schritt 7: Das Team

Es ist immer sinnvoll einen Eventmanager auszuwählen, der für das gesamte Team verantwortlich ist. Diese Person sollte die Leitung übernehmen und die unterschiedlichen Aufgaben im Team aufteilen. Zu den üblichen Aufgabenbereichen zählen:

• Eventmanagement: Verwaltung aller Angelegenheiten rund um das Event
• Catering: Zuständigkeit für Speisen und Getränke
• Marketing: Werbung
•  Personalmanagement: Zuständigkeit für das Personal

Du wünscht dir einen erfahrenen und zuverlässigen Eventmanagement-Service? B.I.M übernimmt die Planung rund um das Event: Wir helfen dir bei der Suche nach einer geeigneten Location, bei der Auswahl von Künstlern und Dienstleister, bei Absprachen mit Sponsoren und begleiten dich während der gesamten Zeit. Du hast Fragen? Dann nimm Kontakt auf mit uns!

Du wünschst dir einen erfahrenen und zuverlässigen Eventmanagement-Service? B.I.M übernimmt die Planung rund um das Event:  Wir helfen dir bei der Suche nach einer geeigneten Location, bei der Auswahl von Künstlern und Dienstleister, bei Gesprächen mit Sponsoren und begleiten dich während der gesamten Zeit. Du hast Fragen? Dann nimm Kontakt mit uns auf!

Schritt 8: Die Marke – sei einzigartig!

Bei der Realisierung eines Events spielt auch der Eventname eine große Rolle. Um dich von der Konkurrenz abzuheben, solltest du immer einen individuellen Markennamen wählen, den man nicht so schnell vergisst. An dieser Stelle einige Hinweise, die du bei der Erschaffung einer Marke im Hinterkopf behalten solltest:

• Besonderheit deines Events / Unterscheidung von anderen Veranstaltungen 
• Sinn und Zweck der Veranstaltung 
• Wichtige Elemente des Events 
• Konkurrenzanalyse
• Der Name sollte einzigartig, simpel und leicht auszusprechen sein
• Unvergleichbares Logo
• Der Name kann auch ein Slogan sein

 

Schritt 9: Sponsoren – better together

Für die Akquise von Sponsoren kannst du eine Liste mit potenziellen Unternehmen erstellen und diese nach und nach genauer überprüfen. Dabei ist es wichtig, dass neben dir auch dein Sponsor von dem Event profitiert. Wähle Sponsoren mit:

• Erfahrung
• Ähnlicher Zielgruppe
• Zusätzlichen Dienstleistungen

Mit einem guten Sponsor an deiner Seite kannst du exklusive Angebote mit ganz besonderen Sponsoring-Paketen erstellen. Lass deiner Kreativität freien Lauf!

SCHRITT 10: Marketingstrategie – Facebook, Insta & Co.

Egal wie gut du deine Veranstaltung geplant, den besten Veranstaltungsort ausgesucht und ein erstklassiges Unterhaltungsprogramm zusammengestellt hast – dein Event wird keine Erfolge feiern, wenn nur wenige Besucher daran teilnehmen.

Infolgedessen solltest du auch immer darüber nachdenken, wie du deine Veranstaltung vermarkten willst. Hierfür kannst du unterschiedliche Kanäle nutzen: Werbung, Marketing in den sozialen Medien, Versand einer Pressemitteilung zur Veranstaltung, E-Mail-Marketing usw. 

 

Fazit

Die Planung eines Events kann eine echte Herausforderung darstellen. Wenn du aber alle 10-B.I.M-Schritte befolgst, wie z. B. eine rechtzeitige Planung,  Reflexion über den Sinn und Zweck des Events, Kalkulation des Budgets, richtige Auswahl des Veranstaltungsortes, Zusammenstellung eines motivierten Teams und eine zielgerichtete Marketingstrategie wird dein Event garantiert ein echter Knaller!

Falls dein Event jedoch den Rahmen deiner Zeit und Organisationsmöglichkeiten sprengt, ist es sicherlich sinnvoll einen externen Anbieter zu beauftragen. Auf diese Weise kannst du den Erfolg deiner Veranstaltung sichern und schonst deine Nerven und deinen Geldbeutel. Somit kannst du dich weiterhin auf dein Tagesgeschäft konzentrieren, während deine Veranstaltung organisiert wird.

B.I.M Body in Motion übernimmt alle Aufgaben im Eventmanagement und bietet dir detailliertes Konzept und den reibungslosen Ablauf deiner Veranstaltung. Denn wir sind wahre Experten im Bereich Beratung, Konzeption, Planung, Umsetzung und Nachbetreuung. Nimm ganz einfach Kontakt mit uns auf.